עבודה בסביבה דיגיטלית

סביבת עבודה דיגיטלית מאפשרת למשתתפים מבוזרים לעבוד יחד, אך מתנהלת בתוך מסך, שהינו מדיום חד מימדי, בעל גודל פיזי מוגבל וסאונד סינטטי. התקשורת בסביבה זו עלולה להיות פחות יציבה, והכישורים הדיגיטליים של המשתתפים אינם אחידים.

לעבודה בסביבה זו השפעה גדולה על חווית המשתתפים ועל אופי הפעילות.

אתגרי הפעילות בסביבה דיגיטלית

 יש אתגר להתמצא במרחב וברצף של הפעילות

האפשרות שהמשתתפים יאבדו, יתבלבלו או יתנתקו מרצף השיחה והפעילות במרחב, היא גדולה יותר בסביבה דיגיטלית.

04

פערים ביכולות הדיגיטליות של המשתתפים

01

בעבודה במרחב דיגיטלי, אנשים מגיעים עם ידע שונה ויכולות למידה והטמעה שונות של העבודה על הכלים. אלו שאינם מרגישים ביטחון בשימוש בכלים דיגיטליים, יתקשו להתמקד בתוכן המשימה.

המשתתפים שוהים בסביבה שעשויה להסיח את דעתם

05

רוב המשתתפים עובדים בסביבה שאינה ׳סטרילית׳. רעשים, תזוזות, שיחות של יתר בני הבית או כניסות לחלל העבודה עשויים להוות הסחת דעת.

קשיים טכניים עלולים לשבש תוכניות

בעיות תשתית, כמו קו אינטרנט לא יציב או איטי, או כשלים טכניים כמו עכבר מקולקל או טלפון ללא סוללה, עלולים לשבש גם פעילות שתוכננה בקפידה.

02

מפגש דיגיטלי דורש מהמשתתפים ריכוז רב

בשל כל המאפיינים הכתובים למעלה, נדרשים המשתתפים לשמור על רמת ריכוז גבוהה מאוד לאורך הפעילות. רמת ריכוז כזו יכולה להישמר אצלם לאורך זמן מוגבל, של שעה וחצי עד שעתיים.

06

צמצום או ביטול דרכי תקשורת אנושיות

03

יכולת המשתתפים והמנחים להשתמש בשפת גוף, לחישה, קרבה וריחוק פיזי בין משתתפים, מגע, תנועה בחלל ודיונים משניים במקביל לדיון המרכזי, מוגבלת.

מובילי הספרינט הדיגיטלי

כחלק מהכנת ספרינט, חשוב להגדיר תפקידים לכל אחד מהמנחים ולחלק את העבודה ביניהם. אך בספרינט דיגיטלי, בשל מאפייניו,  הצורך גדול שבעתיים. זאת מכיוון שהמרחב הדיגיטלי הוא מורכב ומחייב ארגון דקדקני מראש. כאשר כל מנחה יודע מהם תפקידיו מראש, הסיכוי לעבודה מסודרת ומתודית רב יותר.

יוזם הספרינט

יוזם ומוביל הפרויקט בארגון. לרוב,

האדם בארגון שתחום האתגר נמצא באחריותו. אחראי על גיוס המשתתפים ועל התקשורת איתם, ארגון המינהלות, לוחות הזמנים והתפעול השוטף שסביב הספרינט.

המנחה המארגן 

אחראי על ארגון הסביבה הדיגיטלית, התמיכה במשתתפים ושמירת לוחות הזמנים של כל פעילות. תפקיד זה יכול להתבצע גם על-ידי משתתף שהתנסה בתהליך, ומכיר את הכלים והסביבה הדיגיטליים.

המנחה המוביל

מוביל את צוות העבודה לאורך תהליך הפיתוח. מומחה בהובלת תהליכי פיתוח שירות או מוצר והנחיית מהלכים ארגוניים. אחראי על תהליך האנליזה והיצירה ועל אפקטיביות התהליך.

הנחיה בסביבת עבודה דיגיטלית

לעבודה בסביבה דיגיטלית מאפיינים יחודיים, המשפיעים על אופי הפעילות ועל חווית המשתתפים. בעת תכנון הספרינט בכללותו וכל יחידת פעילות בתוכו, חשוב לשמור על הדגשים הבאים כבסיס לספרינט אפקטיבי:

ארגון סביבת העבודה מראש

07

כדי ליעל את המפגשים ולאפשר למשתתפים להבין את משימותיהם ולפעול בקלות במרחב העבודה המשותף, חשוב לבנות מראש את הלוחות על כל מרכיביהם, לנעול חלקים שאין צורך להזיז ולהקצות צבע או סמל קבוע לכל משתתף. כמו כן להכין גיבוי לכל הלוחות למקרה שמשהו נמחק.

 ניהול השיח

08

כדי שיתקיים דיון מסודר ונעים להקשבה, חשוב להקפיד מהרגע הראשון על חוקי שיח ברורים, הכוללים מתן זכות דיבור על ידי המנחים, הקפדה על שילוב יזום של משתתפים והשתקה (Mute) גורפת בקטעים בהם צריך להתרכז או להקשיב במשך כמה דקות. 

לשריין את מפגשי הספרינט מראש ביומני המשתתפים

01

הספרינט מורכב מכמה מפגשים. יש לשריין מראש את כל המפגשים ביומנים, כולל שמות המפגשים ותכולתם, ולהבהיר שחשובה מאוד השתתפות מלאה בכולם על מנת שהספרינט יהיה אפקטיבי.

לשלוח למשתתפים מידע לפני הספרינט

כדי לא לבזבז זמן יקר תוך כדי המפגשים, יש לשלוח למשתתפים מידע מקדים בו יפורטו שלבי הספרינט ולוחות הזמנים. 

02

עבודה  ממחשב ולא מטלפון נייד

להדגיש בפני המשתתפים מראש, שידרשו לפעול בספרינט במרחב עבודה משותף, המחייב עבודה במחשב + עכבר ולא בטלפון נייד.

03

פיצול לשתי שיחות במידת הצורך

בחלק מהפעילויות מתחלקים המשתתפים לקבוצות עבודה קטנות. במקרים אלו אפשר לעבור לשיחות ועידה בטלפון במקביל לעבודה במרחב העבודה המשותף. 

09

להתחבר רבע שעה לפני תחילת כל מפגש

כדי למנוע עיכובים בשל איחורים או תקלות טכניות, יש לבקש מכל המשתתפים להתחבר רבע שעה לפני ההתחלה.

04

ערוץ תקשורת נפרד למנחים

כדי שהמנחים יוכלו להתייעץ ולהתעדכן ביניהם תוך כדי ההנחיה, חשוב שיהיה להם ערוץ תקשורת נפרד (למשל קבוצת ווצאפ), שיהיה פתוח כל הזמן במקביל.

10

מפגשים באורך של עד שעתיים והקצאת זמן לכל פעילות בתוך המפגש

05

להקפיד על פגישות שלא עולות על שעתיים כדי לשמור על ריכוז המשתתפים. כמו כן, לשקף להם כמה זמן תימשך כל פעילות.

מספר משתתפים מצומצם הכולל נציגים מכל תחומי התוכן

11

כדי שספרינט דיגיטלי יתנהל באופן מסודר ונינוח, כדאי להגביל את מספר המשתתפים: מינימום שישה ומקסימום תשעה. חשוב שלמרות ההרכב המצומצם, המשתתפים יהיו מכל תחומי התוכן של האתגר: משפטי, מערכות מידע, יישום בשטח וכו׳.

תרגול מקדים בסביבה הדיגיטלית

כדי לצמצם פערי ידע של משתתפים ולאפשר לכולם לעבוד בקלות במרחב העבודה המשותף, חשוב לערוך מפגש הכשרה בו ילמדו כמה פעולות בסיסיות שיאפשרו למשתתפים לשלוט בכל המשימות הדיגיטליות שידרשו.

במהלך הספרינט יש לשים לב ולסייע למשתתפים המתקשים בביצוע פעולות במרחב העבודה המשותף.

06

כלי עבודה ופלטפורמות

מגוון הכלים הדיגיטליים גדול ומתעדכן תדיר. רבים מהכלים מכילים פונקציות דומות או חופפות. אנחנו ממליצים למשתתפים לפעול פלטפורמות וכלים שזמינים ומוכרים להם.
לאורך המודל, אנחנו רושמים איזה סוג כלי נדרש ולא כלי ספציפי.

1200px-Hangouts_icon.svg.png
webex.png
1200px-Microsoft_Office_Teams_(2018–pres

הנחיה בוידאו

ZoomLogo.png

כלים המאפשרים שיחות וידאו ואודיו מרובות משתתפים, כולל שיתוף מסך והקלטה.

Padlet.png
Monday.png
mural.png

מרחב עבודה משותף

miro.png

כלים המאפשרים עבודה משותפת במרחב אחד, שיכול לכלול כמה לוחות. כולל כתיבת פתקים, הזזתם, אירגונם וכתיבת הערות. 

Slack.png

הודעות בתוך הצוות

1200px-Microsoft_Office_Teams_(2018–pres

כלים המאפשרים תקשורת רציפה של קבוצה הכוללת טקסט ותמונות, בעלי ממשק נוח לווב ולמובייל.

Mentimeter.png
MyVote.png
Tricider.png
Poll Everywhere.png

הצבעה

כלים המאפשרים בחירה באופן דמוקרטי.

ppt.png
googlwslides.png

כלים לא מקצועיים: מאפשרים להפוך אובייקט לקישור לעמוד אחר

Xd.png
Figma.png
sketch.png

כלים מקצועיים: מחייבים לרוב מעצב ממשק משתמש מקצועי

פרוטוטייפינג

כלים המאפשרים יצירת אבטיפוס לבדיקת משתמש.

מאגר הכלים הדיגיטליים מתעדכן כל הזמן ואנחנו ממשיכים לעדכן את הרשימה.
נתקלתם בכלי חדש ואתם רוצים להתייעץ לגביו, מתלבטים איך לבנות את הסביבה הדיגיטלית?
אנחנו כאן לעזור Thefuture@whiteboard.co.il